会议采购是政府采购三大内容之一,它是服务采购的重点，也是目前政府采购管理机构和集中采购机构在服务类采购项目中的难点。会议采购具有经费来源的财政性、会议种类的多样性、办会地点的非固定性、采购对象的非物质性等特点。目前会议采购模式各不相同，采购方式也不尽一致，如何按照政府采购制度有关要求做好会议采购，在构建当今节约型社会中显得尤为突出和重要。对此,笔者谈几点体会如下:
一、会议采购的方式分类
会议采购按现行的模式一般分为以下几种：一是“审核结算”型。即所有属政府采购的会议均由办会单位根据批准的预算自行办理，会议结束后报政府采购机构按规定的标准审核结算。资金通过国库或会议专户支付。这种管理方式的主要优点是能充分发挥办会单位的积极性，减少了政府采购机构的事务性工作；最大的缺点是缺乏现场管理的第一手资料，审核工作难以到位，没有运用政府采购的管理机制和有效手段来实施规范管理。二是“重点管理”型。即大型会议在召开前夕由政府采购机构采用招标方式采购，确定承办单位和食宿费用，并按程序签定采购合同，资金通过国库或会议专户支付；其他小型会议则由办会单位自行办理，资金通过单位自行支付。这种类型的主要优点，是“抓大放小”提高效率，在政府采购机构人员较少的情况下，十分可取；主要缺点，是大批中小型会议没有直接参与管理，在财力有限的市县一级，不能发挥应有的管理效益。三是“定点驻会”型。即所有属政府采购的会议均由政府采购机构派人管理。其具体办法是政府采购机构在公平竞争的前提下通过招标方式确定一定期限（一年至两年）内定点承办单位和相对固定的食宿标准，办会时由政府采购机构驻会人员具体经办，办会单位协助管理，资金由专人审核后通过国库或专户支付。主要优点是操作规范、管理到位；主要缺点是政府采购机构事务性工作较多。
二、会议采购的思路
（一）会议采购必须贯彻公平竞争原则。选择何种会议采购的管理模式，各地实际情况不同，不能一概而论。但如果已经将会议纳入了政府采购范围，则必须坚持政府采购的基本原则：公平竞争。市场经济是法制经济，人人都要遵守游戏规则，政府和其他市场主体一样，应该而且必须遵守市场经济的运行规则。因此，会议定点承办单位应通过招标竞争确定，不能搞行政干预。否则，不仅有垄断市场的嫌疑，而且也违背了市场经济"公开、公平"的基本法则，也与政府采购的初衷相悖。
（二）会议采购必须抓好制度建设。会议的特点决定了它的多样性、灵活性、情形的紧迫性、对象的特殊性（多为各级领导）以及个别支出因素的不可预见性等。因而，也决定了会议管理工作的复杂性。这就要求我们在引入政府采购的竞争机制后，且不可一"定"（招标定点）了之，一"驻"（驻会管理）了之，而必须重视制度建设，加强制度创新，用制度来规范和约束会议采购的各方主体和参与人员。
（三）会议采购必须突出现场管理。由于会议采购是一种服务采购，最终并不形成实物形态的产品，因而支付的货币是否获得了等值的服务，不深入现场是无法衡量的。在构成会议费用的人数、时间和标准三大因素中，其中的时间和人数是必须进行现场确定的。
三、会议采购的对策
现阶段会议采购要以制度建设为突破口，按政府采购制度的要求规范推进。具体要做到以下几点：
（一）会议召开实行严格的分类审批制度。在分类上应按会议的性质和规模将会议分三类。即：党代会、人代会、政协全会、劳模会等大型会议为一类会议；党、政、群、团组织召开的综合性会议为二类会议；以同级党、政名义召开的部门会议和部门业务工作会等为三类会议。在会议的批准上，以精减会议，压缩开支为前提，对不同类别的会议实行不同的批准权限。一二类会议由党、政领导集体讨论后审批；三类需由财政开支的会议报政府分管领导审核，主要领导审批。审批领导要对会议召开的目的、主要议程、参会对象、会议时间及开支项目进行认真审核，严格把关，从而减少会议数量、压缩会议规模、缩短会议时间、提高会议质量。同时，要充分利用现代传媒手段指导、布置工作，增强工作的计划性。
（二）会议采购要实行规范的政府采购制度。在这方面主要是指在会议采购过程中要充分体现公平竞争，做到分项管理，强化监督，严格承办手续等工作。公平竞争是指为了避免垄断，给其他非定点宾馆提供平等的竞争机会，对承办单位实行定期（一般为一年）竞争性招标，期满再进行下一轮招标定点。为保证定点期间的必要的竞争性，促进承办单位提高服务质量，每轮竞争都确定二至三家承办单位，由办会单位自主选择。分项管理是指对会议购物、印刷等，按政府采购货物类程序办理，将会议食宿和会议购物印刷等分开管理；会议室费用标准、就餐的布菜数量标准等按政府采购服务类程序确定后予以公布。加强监督是指加强对定点承办单位的日常监督，不定期进行财务检查和餐饮质量抽查；定期检查合同规定的服务承诺的履行情况；按政府采购要求建立规范严格的违约处罚制约机制，实行质量保证金制度、信息反馈制度、中标履约公告制度等。严格承办手续是指承办单位凭政府采购部门的会议承办通知书（单）及有关规定，安排接待会议。没有会议承办通知（单）的会议，政府采购机构会议专管人员不得参与管理，会议结束后不得结帐，由办会单位自行负责。
（三）会议食宿实行统一的标准限额制度。在这方面主要是指食宿标准和人员范围的规定应实行统一的标准。在确定食宿标准时，应遵循市场规律和当地的财政承受能力，与会议定点承办单位通过招标或竞争性谈判确定，力争保持会议食宿标准不超过当地财政支付能力。同时，不同类别会议的住宿和就餐标准确定后，应向社会公布并严格按标准审核结算。会议食宿的人员范围和会议食宿标准是构成食宿费用的两个主要因素，因此，在对食宿标准作出规定的同时，对会议食宿的人员范围也应作出相应规定。一般来说，为会议做前期准备的间接工作人员，如筹备、材料起草、文印人员、非现场宣传人员等不应纳入会议预算，不得安排会议食宿。会议提供食宿的工作人员仅限于负责会议签到、安排生活、会议保卫的现场工作人员。对参会人员的司机也要进行限制性规定。
（四）会议管理实行严密的双岗现场监控制度。由于会议具有多样性、灵活性、情形的紧迫性、对象的特殊性等特点，决定了会议的现场管理是整个会议采购管理的重点。一般小型会议由政府采购机构会议专管员和办会单位人员各一名（即“双岗”）共同负责会务后勤管理工作；大型会议需要增加现场后勤管理人员的由政府采购机构确定双方参加人员。人数、时间、标准是会议现场监管的三大重点内容，把好这三关，必须在现场完成相应的签字手续，为会议的结算审核提供真实、可信、完备的档案资料。这就要求做到：一是参会人员必须填列会议签到表，大型会议应提供会议代表名录，并由"双岗"组成人员现场核对签名；二是就餐时，就餐的桌数、人数、标准、进餐时间等应由"双岗"组成人员与餐厅指定工作人员一起在会议就餐会签表中签名。上述两表及会议承办通知签名后即交给承办单位作为定期结帐的依据。会议结束后，政府采购机构或财政部门要对承办单位报来的发票、"双岗"组成人员共同签名的基础表格等指定专人进行审核、分会结算考核、按季分会报表，并保存办会档案备查。
（五）会议违纪实行严厉的责任追究制度。在这方面主要是指，严肃会议财经纪律，违规开支实行谁签字谁付钱。不准先开会后报批；不准滥发纪念品；不准擅自提高会议开支标准；不准擅自增加会议开支项目；不准将非会议开支费用在会议费中列报。同时要加大对会议违纪的查处力度。纪委、监察部门要站在加强廉政建设、维护廉洁高效政府形象的高度，加强对会议违纪的查处力度。对严重违反会议管理规定的直接责任人和负领导责任的人员，由纪委监察部门根据情节轻重，按规定给予党纪政纪处分；对违纪单位，政府采购管理部门可同时按《政府采购法》等有关规定进行处罚。
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